エンジニア採用に最善の選択肢をマッチングするLAPRAS コーポレート部門だけでなく、事業部のSaaS管理効率化実現

 LAPRAS株式会社  飯田 様

本事例で得られること:

コロナ禍でのリモートワーク体制への変化におけるSaaS管理 キーワード: 「ベンチャー企業のSaaS管理」 「オフボーディングの効率化」 「シンプルで直感的なUI」 「事業部管理SaaSの連携」

—事業のご紹介および、飯田さんのことを教えてください—

LAPRASは「すべての人に最善の選択肢をマッチングする」というミッションを掲げており、その中で現在のメイン事業は、エンジニアの採用支援です。 エンジニアの方向けのポートフォリオ作成やスコアリング、ポートフォリオ情報をベースに企業からエンジニアの方へのスカウトといった、採用に関するマッチングをサービスとして提供しており、最近ではエージェント事業も始めているような状況です。 元々私の専門は法務なのですが、総務関係の業務も担当しています。情報システムの機能も含めて、弊社では「Working Environment」という部署があり、その部署のリーダーを担っています。Working Environmentは、社員が最大のパフォーマンスを出せるよう、安全・快適・効率的な就業環境を提供することをミッションとしている部署で、例えばオフィスの整備や備品管理であったり、社員がリモートで働く際の支援を行なったりしています。 元々総務系の業務は社員で持ち回りながら行なっていたのですが、コロナのタイミングでリモート勤務に切り替わり、持ち回りで行うことが難しくなりました。そのタイミングで私がメインで担当することになり、インフラエンジニアや労務とも協力して、社員の働きやすい環境作りを進めています。

—SaaSの利用状況と課題を教えてください—

弊社では様々なSaaSを使っています。元々新入社員の入社時にアカウントを発行するSaaSのリストと、退職者が退職する際にアカウントを削除するSaaSのリストがあり、リストをチェックしながら管理を行うという運用をしていました。 SaaSは非常に便利なものが多く、各部門がどんどん新たなSaaSを導入していくので、我々が管理しているものはアカウントを消していますが、「あれ、このSaaSは(アドレスが失効してログインできない状態とはいえ)退職者のアカウントが残っていてお金を払ってしまっているよね?」ということが事業部側で起きていました。 我々としても極力しっかりと管理したいので、更にそこからバージョンアップして、どのSaaSのアカウントを持っているかというところまでExcelのシートで全て管理しようとしたこともありました。しかし、どうしても抜け漏れが出てしまいますし、非常に面倒くさくてワクワクしない仕事になってしまいます。かといって、SaaSアカウントの発行を全て情シスを通せとなると、今度は事業のスピードが落ちてしまいます。 弊社自体がクローリング技術を使ってデータを収集するサービスを提供している会社でもあるので、同じ考え方で各SaaSのアカウント情報をクロールしてリスト化できないかなということを実は漠然と夢見ていました。そのような状況の中でSaaS管理ツールの存在を知り、他社サービスも含め検討していました。 導入するサービスを決定する上で重視していたのは、「簡単に、かつ知識が無くてもSaaSの連携が行えること」でした。 他社サービスだと、ITの専門知識を持っていない非エンジニアの私にはよく分からないことがあり、連携がうまく出来ないケースが多く出てきてしまいました。その点、マネーフォワードさんのIT管理クラウドは画面が非常に直感的ですし、シンプルで分かりやすく、すごく良いなと感じました。 あと、連携がとにかく早いです。他社サービスだと連携するのに1時間以上かかるのが普通だったのですが、IT管理クラウドでは数分でSaaSを連携し情報が取得されてきて、サクサク情報が可視化されるので、楽しいという感覚もありました。また、事情があり、あえて退職者のアカウントを残していたものではありますが、「退職者のアカウントが残っていませんか?」というアラートがちゃんと出てきました。他社サービスだと想定通りのアラートが出ないことが多かったのですが、期待通りのアラートが出て、欲しいと思っていた機能がぴったりでした。

—IT管理クラウドの導入効果を教えてください—

とにかく、オフボーディング(退職に伴う一連のアカウント削除対応)が楽になりました。この人はどのSaaSのアカウントを持っていて、どれを消す必要があるということが可視化されているため、効率的に作業が行えるようになりました。アカウントの消し忘れもかなりの確率で無くなっていると思います。 また、入社時のアカウントの発行の際に、同じチームの誰々と同じツールのアカウントを発行してくださいとふわっと依頼をされることがあります。ただ、どのSaaSのアカウントを持っているのかというのは本人も把握しきれていなかったりします。こういう時にもIT管理クラウドを確認すれば、この人がアカウントを持っているSaaSはこれらなので、あとはこれを発行すれば良いということが分かりやすくなりました。 実は、年末にSlackの大掃除というのをやりました。招待している社外のユーザーについて、この人ってまだ契約残ってるんだっけという確認をして、必要のない契約を解除すると同時に、アカウントの大掃除を行いました。弊社はベンチャー企業なので、業務委託など外部の方にSlackに入ってもらうことも多く今までは重い腰がなかなか上がらなかったのですが、IT管理クラウドのおかげで、アカウントの棚卸しをする気が起きました(笑) 私だけでなく、事業部のメンバーにもメリットがあったと思っています。私が把握しきれていないような、事業部側で使っているSaaSも連携をしているのですが、事業部側のアカウント管理者にとっても、色々なSaaSをチェックして何を消して何を消していないかというリストを作る必要が無くなります。IT管理クラウドを見て、あとはこれとこれにアカウントが残っているというのが一目でわかりますし、コーポレート側から「ちゃんとあの人のアカウント消した?」というようなコミュニケーションを後から取る必要が無くなります。 SaaSを連携するのは非常に楽なので、事業部側の管理者にも15分ほどのミーティングを設定 し、その時間の中で一緒に連携をしてしまうという方法で、事業部側で管理しているSaaSについ ては連携を行いました。 弊社のコーポレートチームは事業部出身の人が多いのですが、やはり事業部の負担を極力減ら してあげたいという思いが脈々と受け継がれています。従来の運用だと、事業部側の管理者が どうしても手を止めて、SaaSの画面を見ながらアカウントを確認する必要がありました。そのよう な負担を事業部に持たせるのではなく、削除が必要なSaaSは洗い出しを行い、事業部側は消す だけで良いという運用にすることで、チェックのコストを少しでも削減できればと思っています。

従業員オフボーディングフロー(β)アカウント削除が楽になったとのこと。

—IT管理クラウドへ期待する今後—

最近連携のためのマニュアルをアップデートして頂いていると思いますが、本当にマニュアルだけで全てが分かる状態にして頂けるとありがたいです。Slackでのサポートの中で、質問した場合は比較的すぐに返して頂けているので、そこまで大きな負に感じているわけではありませんが、サービス側のUIが変わっていたりでマニュアルと少し違いがあったりすると困ることがあるので、是非マニュアルはより良いものにアップデートし続けて頂けたらと思います。 また、可視化した先のルールやその情報をどう使うべきかなどのコンサルティングがあるとありがたいです。 例えばIT管理クラウドではSaaSのアカウントごとに、二段階認証が設定されているかどうかなどの状況も可視化されていますが、こういう場合やこういうSaaSはセキュリティ的にちゃんと行った方が良いなど、ご相談出来るとありがたいなと思います。

—これからのSaaSに求められるものとは—

SaaSに限らないかもしれないのですが、何かツールを導入する時、どこかの部署が楽になる代わりに、どこかの部署やどこかの業務が増えてしまうというのが結構多いと思っています。 例えば請求書処理のツールとかだと、経理は楽になる一方で、各事業部は今までメールの転送で済んでいたところが、システムにログインしてPDFをアップロードして、ということが必要になります。 会社全体としては、全体として工数が減るのであればデメリットよりもメリットの方が大きいので良いのですが、部門同士が少しギクシャクするということが起こる可能性があります。 やはり、みんなが幸せになるような、お互いにとってメリットがあるようなSaaSは導入しやすいですし、素敵だなと思います。

LAPRAS株式会社 https://corp.lapras.com/

「すべての人に最善の選択肢をマッチングする」をミッションに掲げ、世の中の「ミスマッチの接点」を排除するために最適なプラットフォームやエンジニア採用支援サービスを提供。